Politique de confidentialité
Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons quand vous utilisez onemaxbaker.com, la démo et la console à one.onemaxbaker.com, Mia, notre réceptionniste IA, notre communauté Discord et nos courriels, et ce que nous en faisons. « Nous », c'est SoulTribe Digital Inc., Vaudreuil-Dorion, Québec, Canada. Nous suivons la loi fédérale LPRPDE et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25).
Le programme One Frequency a sa propre politique, parce que vous y confiez des choses plus personnelles : la politique de One Frequency.
1. Ce que nous recueillons
- Nom, courriel, téléphone
- Quand vous réservez un appel, parlez à Mia, remplissez un formulaire, nous écrivez ou achetez un service.
- Ce que vous nous dites de votre entreprise
- Votre type d'entreprise, vos outils, ce qui vous pèse, ce que vous voulez changer. Seulement ce que vous choisissez de nous dire.
- Conversations avec Mia
- Quand vous parlez à Mia par la voix ou par écrit, la conversation est enregistrée et transcrite pour qu'elle puisse vous répondre et réserver pour vous, et pour que Max puisse la relire avant votre appel.
- Ce que vous faites dans la démo
- La démo vous donne une copie d'un salon fictif. Ce que vous y entrez (réservations, clients, produits, commandes) reste dans votre copie. Les paiements de la démo sont des paiements de test : aucune vraie carte n'est débitée.
- Fichiers que vous nous envoyez
- Logos, guide de marque, photos, vidéos et briefs, pour le travail que vous nous confiez.
- Détails d'achat
- Ce que vous avez acheté, quand et à quel prix. Les paiements passent par Stripe : nous ne voyons et ne conservons jamais votre numéro de carte.
- Messages Messenger et Instagram
- Si vous nous écrivez par notre Page Facebook ou notre compte Instagram, nous recevons votre message, le nom de votre profil et son contenu, pour vous répondre. Nous ne recevons rien de votre profil au-delà de ce que Meta transmet pour ce message.
- Communauté
- Votre nom d'utilisateur Discord si vous joignez la communauté. La politique de Discord s'applique à ce que vous faites sur Discord.
- Vos visites sur le site
- Les pages que vous consultez, d'où vous arrivez, ce que vous cliquez, votre appareil et votre emplacement approximatif. Le détail est à la section 4.
2. À quoi ça sert
- Vous répondre, préparer votre appel et vous offrir le bon service.
- Faire fonctionner ce que vous utilisez : la démo, votre système, la communauté.
- Faire le travail que vous nous confiez, et vous envoyer confirmations, rappels et reçus.
- Comprendre quelles pages, quels liens et quelles vidéos sont utiles, et séparer les vraies visites des robots.
- Seulement si vous l'acceptez : mesurer nos publicités sur Facebook et Instagram, et les montrer aux personnes qui ont visité le site (pixel Meta).
- Savoir si une personne à qui nous avons envoyé un lien ou une page l'a ouvert, et ce qui l'a intéressée, pour mieux faire le suivi.
- Respecter nos obligations légales et fiscales.
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne les partageons avec personne pour son propre marketing, sauf ce que le pixel Meta transmet à Meta si vous l'acceptez (section 4). Nous n'utilisons pas vos conversations ni vos fichiers pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
3. Qui les traite pour nous
- Cloudflare
- Héberge le site, la démo, la console, nos bases de données et vos fichiers.
- Anthropic
- L'intelligence artificielle qui comprend vos demandes dans la console et pour Mia.
- ElevenLabs
- La voix de Mia et ses conversations vocales.
- Stripe
- Les paiements.
- Meta (Facebook, Instagram)
- Nous transmet les messages que vous nous envoyez par notre Page ou notre compte Instagram. Si vous acceptez les témoins publicitaires, reçoit aussi les données du pixel Meta (section 4).
- Discord
- La communauté.
- Nos fournisseurs de courriel et de textos
- Pour vous écrire et vous texter quand vous l'avez demandé.
Chacun a ses propres engagements de confidentialité. Certains sont situés hors du Canada : vos renseignements peuvent donc être conservés ou traités à l'extérieur du Québec et du Canada.
4. Témoins et suivi des visites
Le site retient votre choix de langue. Il compte les visites avec un outil que nous avons fait nous-mêmes, qui ne sert pas à la publicité (ci-dessous). Et seulement si vous l'acceptez, il utilise le pixel de Meta pour mesurer nos publicités (plus bas). Nous n'utilisons aucun autre pixel publicitaire ni outil d'analyse d'une autre entreprise ; si nous en ajoutons, cette politique sera mise à jour d'abord.
Voici ce que notre outil de visites envoie à nos serveurs :
- Un numéro de visiteur
- Un code tiré au hasard, gardé dans votre navigateur (stockage local, et un témoin « po_vid » qui expire un an après votre dernière visite). Il sert à reconnaître une visite de retour. Il ne contient ni votre nom ni votre courriel.
- Votre visite
- Les pages vues et leur titre, le site ou la page d'où vous venez, les étiquettes de campagne du lien (utm), si vous arrivez d'une pub Facebook, Google, TikTok ou LinkedIn, combien de fois vous êtes venu et le temps de chargement de la page.
- Votre emplacement approximatif
- Pays, région, ville et fuseau horaire, des coordonnées arrondies à environ 10 km, et votre fournisseur Internet. Cloudflare les déduit de votre adresse IP ; nous n'enregistrons pas l'adresse IP.
- Votre appareil
- Type d'appareil, système, navigateur et sa signature technique, taille de l'écran et de la fenêtre, langues, type de connexion, mode sombre, écran tactile.
- Ce que vous faites sur la page
- Le temps passé, jusqu'où vous descendez, chaque clic sur un lien ou un bouton (son texte et sa destination), la lecture de nos vidéos (début, 25, 50 et 75 %, fin), l'envoi d'un formulaire (son nom, pas ce que vous y écrivez) et un clic dans un lecteur intégré (seulement le site du lecteur, par exemple loom.com).
Quand ces données mènent à vous. Seules, elles ne disent pas qui vous êtes. Elles peuvent être reliées à vous dans trois cas : vous arrivez par un lien personnel que nous vous avons envoyé (nous savons alors que c'est vous, et nous voyons ce que vous faites ensuite sur le site) ; vous remplissez un formulaire ou réservez un appel (nous notons que votre visite a mené à cette demande) ; ou nous avons fait une page pour vous seul (une visite de cette page est sans doute la vôtre).
Courriels. Quand nous vous écrivons, notre fournisseur de courriel nous indique si le message a été ouvert.
Qui les voit. Nous seulement, dans nos outils internes, y compris l'assistant IA qui nous aide (section 3). Elles sont hébergées chez Cloudflare. Elles ne servent pas à la publicité, et nous ne les vendons ni ne les partageons.
Lecteurs vidéo intégrés. Certaines pages affichent une vidéo Loom ou YouTube. Ces lecteurs viennent de ces entreprises, qui appliquent leurs propres témoins et leur propre politique.
Ne pas être compté. Ouvrez ce lien une fois : votre navigateur ne sera plus compté sur ce site (celui-ci annule). Si vous effacez les données du site dans votre navigateur, le numéro de visiteur s'efface, et ce choix aussi. Pour faire supprimer des visites déjà enregistrées, écrivez-nous (section 6).
Pixel Meta (témoins publicitaires). Il est éteint par défaut. Il se charge seulement si vous cliquez sur « Accepter » dans la bannière du site. Il sert à savoir si nos publicités sur Facebook et Instagram amènent des visites et des réservations, et à montrer nos publicités aux personnes qui ont visité le site. Il envoie à Meta les pages que vous visitez, la page d'où vous venez, des renseignements sur votre navigateur et votre appareil, votre adresse IP, et le fait que vous avez réservé un appel. Si vous remplissez un formulaire sur une page où il est actif, il peut aussi envoyer votre courriel et votre numéro de téléphone sous une forme brouillée (hachée), que Meta utilise pour relier la visite à un compte. Il dépose les témoins « _fbp » et « _fbc ». Meta peut relier ces données à votre compte Facebook ou Instagram si vous en avez un, et les traite selon sa propre politique, aussi à l'extérieur du Canada.
Votre choix. Nous gardons votre réponse (oui ou non) pendant 12 mois, dans un témoin « one_consent » et dans votre navigateur, puis nous vous reposons la question. Le même choix vaut pour nos pages de paiement (checkout.onemaxbaker.com). Pour changer d'avis, cliquez sur « Gérer mes choix » au bas des pages, ou ici. Si vous retirez votre accord, le pixel s'arrête et ses témoins sont effacés de votre navigateur. Refuser ne change rien à ce que vous pouvez faire sur le site.
5. Combien de temps nous les gardons
Demandes, messages Messenger et Instagram, et conversations avec Mia : jusqu'à deux ans, sauf si vous demandez une suppression plus tôt. Copies de la démo : supprimées après une période d'inactivité. Dossiers clients : pendant notre collaboration et jusqu'à deux ans après. Dossiers d'achat : sept ans, comme l'exige la loi fiscale. Données de visite : 13 mois, puis supprimées automatiquement. Votre choix pour les témoins publicitaires : 12 mois.
6. Vos droits
Vous pouvez en tout temps demander à voir les renseignements que nous détenons sur vous, à les corriger, à les supprimer, ou retirer votre consentement. Écrivez à max@onemaxbaker.com. Pour supprimer vos données, vous pouvez aussi suivre la marche à suivre. Nous répondons dans les 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
7. Sécurité
Les données sont chiffrées en transit et au repos chez nos fournisseurs. L'accès est limité à ce qui est nécessaire. Aucun système n'est parfaitement sûr ; si un incident vous touche, nous vous en informerons comme la loi l'exige.
8. Si vous branchez votre compte Google à One
One, la console de OneOS, se branche à votre compte Google (Agenda, Gmail, Drive) seulement si vous le demandez dans Réglages > Connecteurs. Voici exactement ce qu'il en fait.
- Ce que One lit
- Agenda : vos événements, pour vous les montrer, voir quand vous êtes libre et créer ou déplacer un rendez-vous quand vous le demandez. Gmail : vos courriels, seulement quand vous demandez à votre équipe One d'en chercher ou d'en lire un (par exemple « qu'est-ce que Julie m'a écrit? »). Drive : vos fichiers, seulement quand vous demandez d'en trouver ou d'en lire un.
- Ce que One écrit
- Un courriel part de votre adresse Gmail seulement après votre « oui ». Un brouillon reste dans vos brouillons Gmail. One n'efface aucun courriel et n'écrit rien dans votre Drive.
- Où c'est gardé
- Les accès que Google remet à One sont chiffrés dans la base de données de votre One (chez Cloudflare) et ne sont jamais copiés dans nos sauvegardes. Le contenu de vos courriels et de vos fichiers n'est pas copié dans une base : il est lu au moment de votre demande. La réponse de One, et le texte d'un courriel que vous lui demandez d'envoyer, restent dans le journal de vos conversations avec One. Ce journal est gardé tant que vous utilisez One et jusqu'à deux ans après (section 5); écrivez-nous à max@onemaxbaker.com pour le faire effacer plus tôt, et nous le faisons dans les 30 jours.
- Qui le traite
- Pour comprendre et répondre, le passage lu est transmis à Anthropic (section 3), qui ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles. Personne d'autre ne le reçoit. Nous ne lisons pas vos courriels ni vos fichiers nous-mêmes, sauf si vous nous le demandez pour vous aider, ou si la loi l'exige.
- Ce que nous ne faisons jamais
- Vendre ces données, nous en servir pour de la publicité, ou nous en servir pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle.
- Retirer l'accès
- « Déconnecter Gmail, Drive » dans Réglages > Connecteurs efface les accès de votre One. Pour retirer complètement l'accès de OneOS à votre compte Google, allez à myaccount.google.com/permissions.
L'utilisation par OneOS des renseignements reçus des API de Google, et leur transfert à toute autre application, respectent la politique sur les données des utilisateurs des services d'API de Google (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).
9. Changements
Nous pouvons mettre cette politique à jour. La date en haut indique la version en vigueur.
10. Nous joindre
SoulTribe Digital Inc., Vaudreuil-Dorion, Québec, Canada · max@onemaxbaker.com
Personne responsable de la protection des renseignements personnels (Loi 25) : Max Baker.
Privacy policy
This policy explains what personal information we collect when you use onemaxbaker.com, the demo and the console at one.onemaxbaker.com, Mia, our AI receptionist, our Discord community and our emails, and what we do with it. "We" is SoulTribe Digital Inc., Vaudreuil-Dorion, Québec, Canada. We follow Canada's PIPEDA and Québec's Act respecting the protection of personal information in the private sector (Law 25).
The One Frequency program has its own policy, because what you share there is more personal: the One Frequency policy.
1. What we collect
- Name, email, phone
- When you book a call, talk to Mia, fill in a form, write to us or buy a service.
- What you tell us about your business
- Your kind of business, your tools, what weighs on you, what you want to change. Only what you choose to tell us.
- Conversations with Mia
- When you talk to Mia by voice or in writing, the conversation is recorded and transcribed so she can answer and book for you, and so Max can read it before your call.
- What you do in the demo
- The demo gives you a copy of a fictional salon. What you enter there (bookings, clients, products, orders) stays in your copy. Payments in the demo are test payments: no real card is charged.
- Files you send us
- Logos, brand guides, photos, videos and briefs, for the work you give us.
- Purchase details
- What you bought, when and for how much. Payments go through Stripe: we never see or store your card number.
- Messenger and Instagram messages
- If you write to us through our Facebook Page or our Instagram account, we receive your message, your profile name and its content, so we can answer you. We receive nothing from your profile beyond what Meta passes along for that message.
- Community
- Your Discord username if you join the community. Discord's own policy applies to what you do on Discord.
- Your visits to the site
- The pages you view, where you came from, what you click, your device and your approximate location. Details are in section 4.
2. What we use it for
- To answer you, prepare your call and offer you the right service.
- To run what you use: the demo, your system, the community.
- To do the work you give us, and send you confirmations, reminders and receipts.
- To understand which pages, links and videos are useful, and to tell real visits from bots.
- Only if you accept: to measure our ads on Facebook and Instagram, and to show them to people who visited the site (Meta pixel).
- To know whether someone we sent a link or a page to opened it, and what interested them, so we can follow up better.
- To meet our legal and tax obligations.
We don't sell your personal information and we don't share it with anyone for their own marketing, except what the Meta pixel sends to Meta if you accept it (section 4). We don't use your conversations or your files to train artificial intelligence models.
3. Who processes it for us
- Cloudflare
- Hosts the site, the demo, the console, our databases and your files.
- Anthropic
- The artificial intelligence that understands your requests in the console and for Mia.
- ElevenLabs
- Mia's voice and her voice conversations.
- Stripe
- Payments.
- Meta (Facebook, Instagram)
- Passes along the messages you send us through our Page or our Instagram account. If you accept ad cookies, also receives the Meta pixel data (section 4).
- Discord
- The community.
- Our email and text message providers
- To email and text you when you asked us to.
Each has its own privacy commitments. Some are located outside Canada, so your information may be stored or processed outside Québec and Canada.
4. Cookies and visit tracking
The site remembers your language. It counts visits with a tool we built ourselves, which isn't used for advertising (below). And only if you accept, it uses Meta's pixel to measure our ads (further down). We don't use any other advertising pixel or another company's analytics; if we add any, this policy will be updated first.
Here is what our visit tool sends to our servers:
- A visitor number
- A random code kept in your browser (local storage, and a "po_vid" cookie that expires one year after your last visit). It lets us recognize a return visit. It contains neither your name nor your email.
- Your visit
- The pages you view and their titles, the site or page you came from, the link's campaign tags (utm), whether you came from a Facebook, Google, TikTok or LinkedIn ad, how many times you've visited, and how long the page took to load.
- Your approximate location
- Country, region, city and time zone, coordinates rounded to about 10 km, and your internet provider. Cloudflare works these out from your IP address; we don't record the IP address.
- Your device
- Device type, operating system, browser and its technical signature, screen and window size, languages, connection type, dark mode, touch screen.
- What you do on the page
- Time spent, how far you scroll, every click on a link or button (its text and where it goes), playback of our videos (start, 25, 50 and 75%, end), sending a form (its name, not what you type in it) and a click inside an embedded player (only the player's site, for example loom.com).
When this data leads to you. On its own, it doesn't say who you are. It can be linked to you in three cases: you arrive through a personal link we sent you (we then know it's you, and we see what you do next on the site); you fill in a form or book a call (we note that your visit led to that request); or we made a page just for you (a visit to that page is most likely yours).
Emails. When we write to you, our email provider tells us whether the message was opened.
Who sees it. Only us, in our internal tools, including the AI assistant that helps us (section 3). It's hosted by Cloudflare. It isn't used for advertising, and we don't sell or share it.
Embedded video players. Some pages show a Loom or YouTube video. Those players come from those companies, which apply their own cookies and their own policy.
Opting out. Open this link once: your browser won't be counted on this site anymore (this one undoes it). If you clear this site's data in your browser, the visitor number is erased, and so is that choice. To have visits already recorded deleted, write to us (section 6).
Meta pixel (ad cookies). It's off by default. It loads only if you click "Accept" in the site's banner. It tells us whether our ads on Facebook and Instagram bring visits and bookings, and lets us show our ads to people who visited the site. It sends Meta the pages you visit, the page you came from, information about your browser and device, your IP address, and the fact that you booked a call. If you fill in a form on a page where it's active, it may also send your email and phone number in a scrambled (hashed) form, which Meta uses to match the visit to an account. It sets the "_fbp" and "_fbc" cookies. Meta may link this data to your Facebook or Instagram account if you have one, and processes it under its own policy, including outside Canada.
Your choice. We keep your answer (yes or no) for 12 months, in a "one_consent" cookie and in your browser, then we ask again. The same choice applies to our payment pages (checkout.onemaxbaker.com). To change your mind, click "Manage my choices" at the bottom of the pages, or here. If you withdraw, the pixel stops and its cookies are removed from your browser. Declining changes nothing about what you can do on the site.
5. How long we keep it
Requests, Messenger and Instagram messages, and conversations with Mia: up to two years, unless you ask us to delete them sooner. Demo copies: deleted after a period of inactivity. Client records: during our work together and up to two years after. Purchase records: seven years, as tax law requires. Visit data: 13 months, then deleted automatically. Your choice about ad cookies: 12 months.
6. Your rights
You can ask at any time to see the information we hold about you, to correct it, to delete it, or to withdraw your consent. Write to max@onemaxbaker.com. To delete your data, you can also follow these steps. We answer within 30 days. If you're not satisfied, you can complain to the Commission d'accès à l'information du Québec or the Office of the Privacy Commissioner of Canada.
7. Security
Data is encrypted in transit and at rest with our providers. Access is limited to what's necessary. No system is perfectly secure; if an incident affects you, we'll tell you as the law requires.
8. If you connect your Google account to One
One, the OneOS console, connects to your Google account (Calendar, Gmail, Drive) only if you ask for it in Settings > Connectors. Here is exactly what it does with it.
- What One reads
- Calendar: your events, to show them to you, see when you're free, and create or move an appointment when you ask. Gmail: your emails, only when you ask your One team to find or read one (for example, "what did Julie write to me?"). Drive: your files, only when you ask to find or read one.
- What One writes
- An email goes out from your Gmail address only after your "yes". A draft stays in your Gmail drafts. One deletes no email and writes nothing in your Drive.
- Where it's kept
- The access Google gives One is encrypted in your One's database (at Cloudflare) and is never copied into our backups. The content of your emails and files is not copied into a database: it's read at the time of your request. One's answer, and the text of an email you ask it to send, stay in the log of your conversations with One. That log is kept as long as you use One and up to two years after (section 5); write to max@onemaxbaker.com to have it erased sooner, and we do it within 30 days.
- Who processes it
- To understand and answer, the passage read is sent to Anthropic (section 3), which does not use it to train its models. No one else receives it. We don't read your emails or files ourselves, unless you ask us to help you, or the law requires it.
- What we never do
- Sell this data, use it for advertising, or use it to train an artificial intelligence model.
- Removing access
- "Disconnect Gmail, Drive" in Settings > Connectors erases the access from your One. To remove OneOS's access to your Google account completely, go to myaccount.google.com/permissions.
OneOS's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
9. Changes
We may update this policy. The date at the top shows the version in force.
10. Contact us
SoulTribe Digital Inc., Vaudreuil-Dorion, Québec, Canada · max@onemaxbaker.com
Person in charge of the protection of personal information (Law 25): Max Baker.